О работе в базе данных «Архивный фонд»

В нашем управлении внедрение программного комплекса «Архивный фонд» было начато в сентябре 2011 года. Ввод сведений в базу данных осуществляется в соответствии с инструкциями Росархива, указаниями и рекомендациями Архивного управления Кемеровской области.

Введение сведений осуществляется в версии 4.0.2.

Работу по заполнению базы данных мы начали с занесения данных об имеющихся на хранении фондах. Это полное и сокращенное название фонда, тип фонда, исторический период, историческая справка, а также особенности (в частности «Наличие переименований»). На сегодняшний день в базы данных «Архивный фонд» занесена информация о 212 фондах (слайд 1). Заполнив общие сведения о фондах, мы приступили к заполнению такого немаловажного раздела, как «ОПИСЬ».

В разделе «ОПИСЬ» очень важным звеном является заполнение количества единиц хранения, включённых в опись, заполнив которые необходимо произвести пересчёт. При пересчёте реквизитов не ставим «галочку» только на трёх реквизитах (слайд 2) «Начальная дата документов», «Конечная дата документов» и «Всего единиц хранения в соответствии с разделом «Движение документов», иначе даты описи сбиваются и приходится забивать период описи заново.

Осуществив пересчёт в разделе «ОПИСЬ» переходим в раздел «Фонд», где осуществляем пересчёт, для того, чтобы можно было увидеть - сколько описей и единиц хранения содержит интересующий нас фонд, (слайд 3) В этом случае при пересчёте реквизитов не ставим «галочку» только на двух реквизитах: «Начальная дата документов» и «Конечная дата документов».

При заполнении фондов личного происхождения порядок немного отличается, (слайд 4) а именно: если мы захотим увидеть в базе данных отчёт «Состав документов архива», то в нём нет раздела «Фотодокументы». Приходится сначала делать пересчёт под типом описи «Документы личного происхождения», (слайд 5) а затем вручную менять тип описи на «Фотодокументы» (слайд 6, слайд 7, слайд 8 с интервалом 2-3 секунды).

Таким образом, (слайд 9) в отчёте «Состав документов архива» мы можем увидеть общее количество единиц хранения фондов личного происхождения (слайд 10).

На сегодняшний день в базу данных «Архивный фонд» занесено 899 описей (слайд 11).

Ещё одним важным разделом базы данных является раздел «Единицы хранении/единицы учёта».

При заполнении этого раздела обязательно указывается номер единицы хранения, заголовок, тип документа, топографический указатель.

В базу данных «Архивный фонд» разнесены все единицы хранения управленческой документации, а также единицы хранения фондов личного происхождения. На сегодняшний день это 12009 единиц хранения (слайд 12).

В настоящее время мы работаем над заполнением раздела «Документ» (слайд 13). В этом разделе мы сделали упор на занесение, прежде всего, решений местных органов самоуправления, в частности решений исполкома городского Совета депутатов трудящихся. В разделе «Документ» в первую очередь заполняем номер документа, заголовок документа и, что также важно, номера страниц единицы хранения, где находится сам документ. В подразделе «НСА» заполняем раздел «Аннотация», в котором уже подробно излагаем суть документа для дальнейшего использования его в работе.

В базу данных «Архивный фонд» нами уже разнесены документы исполкома городского Совета депутатов трудящихся, в частности решения исполкома за 1960-1973 годы, а это 6341 документ. Благодаря этому уже сейчас мы имеем возможность легко и быстро осуществлять поиск необходимых документов за эти годы.

Так, например, на прием пришёл заявитель, который не знает, когда был выделен для постройки дома земельный участок по адресу: ул. Калинина, дом № 15. В этом случае (слайд 14), мы заходим в поиск, далее «Раздел поиска» - Документ. «Реквизиты документа» - «Аннотация» (ставим галочку). Выходим в: «Раздел поиска» - Документ, «Аннотация» - Калинина 15. Затем «Правка» - «Начать поиск». Получили 4 документа с таким адресом (слайд 15). Просмотрев их мы находим решение исполкома о выделении земельного участка, по которому к нам и обратился заявитель. Таким образом, на поиск необходимого заявителю документа мы затратили не более 10 минут. А при отсутствии такой базы данных мы могли бы искать этот документ, просматривая вручную каждую папку, целый рабочий день.

Так, за 2013 год 92 запроса имущественного характера мы исполнили с помощью базы «Архивный фонд».