В ногу со временем

В наш век развития информационных технологий, их интенсивного использования невозможно даже такой консервативной отрасли, как архивная служба, оставаться в стороне от новых технических возможностей.

На федеральном уровне еще несколько лет назад была принята концепция Информатизация архивного дела в РФ, которая имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций.

До недавнего времени в нашем архиве, как и во многих других архивах страны эта концепция реализовывалась только за счет использования в работе одной отраслевой электронной базы данных, которая называется «Архивный фонд». За 6 лет непрерывной работы в эту базу нашим специалистом Д.А.Сорокиным введено огромное количество архивных документов – 14 484 ед.хр., что значительно облегчило их поиск при исполнении имущественных запросов граждан, запросов органов местного самоуправления.

Но помимо документов в нашем архиве за 76 лет его существования накопился еще и огромный массив фотографий по истории города, его предприятий, трудовых коллективов, фотографии заслуженных граждан города. Часть из них у нас хранится на бумажной основе в виде оригиналов или их копий, но кроме этого за последние годы мы приняли на хранение еще и огромнейшее количество фотографий и документов в электронном виде, упорядочить которые в наших компьютерах без специальной программы очень и очень сложно. Конечно же, самое ценное в архиве – это подлинники, но, к сожалению, далеко не все горожане готовы расстаться с какими-то очень ценными историческими фотографиями, имеющимися в их личных архивах, которые как для них лично, так и для городского архива представляют большую ценность. И тогда нам ничего не остается другого как попросить их дать нам возможность их отсканировать. Ксерокопия не имеет такой ценности для архивного хранения как электронная копия документа или фотографии, а если хранить их в компьютере без систематизации по темам, по хронологии, то их использование будет крайне затруднено.

А используем мы фотографии, документы, их электронные копии, как известно на своих многочисленных выставках, делаем виртуальные выставки, фотовыставки на сайте архива к различным памятным датам, важным историческим событиям.

Благодаря пониманию важности информатизации архивного дела нашей администрацией мы на протяжении последних лет ведём планомерную работу по приобретению и внедрению новых компьютерных программ, которые способствуют совершенствованию нашей работы, созданию внутриархивных электронных БД учетного характера, повышающих точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов.

Приобретаем мы эти программы в г. Пермь, в организации, которая специализируется именно на этом направлении. Она так и называется «Архивные информационные технологии». Её продукцией пользуются даже крупнейшие государственные архивы России.

Так, в 2013 году администрация города выделила средства на приобретение программы «Обращения граждан», которой мы уже 4-й год активно пользуемся. Её возможности позволяют нам хранить, формировать и использовать базу данных по всем поступающим и исполненным в архиве запросам, делать их анализ, вести статистический учет, отслеживать ход исполнения запросов.

В 2014 году мы приобрели программу «Календарь памятных дат». Сведения, вносимые специалистом в эту базу данных, автоматически появляются на нашем официальном сайте «Архив города Осинники», который мы так же создавали вместе с компанией «АИТ» и который тоже пользуется большим спросом у виртуальных пользователей не только нашего города.

Теперь же, как я уже говорила, у нас возникла острая необходимость в обеспечении сохранности и систематизации накопленного массива электронных копий фотографий и документов. И в конце 2016 года Глава города И.В. Романов выделил средства архиву на приобретение новой программы «Фотокаталог», которая обеспечивает качественное хранение фотографий и документов, переведенных в цифровой вид и даёт массу возможностей для их эффективного использования.

Оцифровка документов, фотографий – это сейчас очень актуальное направление в работе архивной службы. Если не использовать для работы с электронными копиями специализированную информационную систему, то все отсканированные изображения быстро превращаются в неупорядоченный массив, который очень быстро разрастается и съедает огромное дисковое пространство на сервере. При этом ориентироваться в нем и использовать изображения очень неудобно.

Приобретенная программа «Фотокаталог» позволяет не только создать, сохранить и упорядочить отсканированные документы, но и эффективно использовать их в работе архивистов и посетителей читальных залов. В программе можно отбирать документы в подборки и создавать на их основе публикации и виртуальные выставки.

Приобретя до конца 2016 года программу «Фотокаталог», мы получили от компании АИТ в подарок еще одну весьма ценную программу - «Библиотека справочно-информационного фонда», которая также будет очень широко использоваться в нашей работе.